At lære det tyske sprog er et stort og meget værdifuldt skridt for enhver, der ønsker at gøre forretning i Tyskland. Når du har lært sproget, opdager du dog hurtigt, at der er endnu en ting at lære: den tyske sprogetikette. Ofte er god sprogetikette faktisk vigtigere end fejlfri tysk tale. Der forventes sjældent af danskere, at de taler et perfekt tysk, men god skik og etikette er et vigtigt fundament for gode arbejdsrelationer.
Dette blogindlæg er skrevet sammen med vores medlem Connecting Markets. Her forsøger vi at give overblik over de centrale elementer i den gode etikette, og hvordan du øger dine chancer for et succesfuldt opkald, der gavner din forretning. Meget minder om den danske fremgangsmåde, men de få afstikkere er til gengæld vigtige at være obs på. Som altid er emnet selvfølgelig mere omfattende, end hvad vi kan klemme ind i ét enkelt blogindlæg, og nedenstående er derfor ment som en overordnet guide.
Generelle forbehold:
- Vær tålmodig når du henvender dig telefonisk. Vær indstillet på at det kan tage flere opkald inden man få lov til at tale med den rigtige beslutningstager. Nogle gange må man for eksempel i første omgang kun snakke med indkøbsassistenten og ikke med indkø Det siges at man i gennemsnit skal ringe til 10 virksomheder, for at få aftalt et salgsmøde i Tyskland. Dette er selvfølgelig meget afhængig af branche og omstændigheder, men det er en god, generel tommelfingerregel.
- Det er bedst at træffe folk mellem kl. 8/9 og 12 såvel som mellem 13:30 og 16:30. I den offentlige sektor er det også allerede muligt at træffe folk inden kl. 8 (de møder ofte op på arbejdet kl. 7). Lad være med at ringe efter kl. 17 og på en fredag eftermiddag, da det som i Danmark ofte er svært at træffe nogen.
Når du ringer for at præsentere din virksomhed, produkt eller service:
- Forbered hvert enkelt opkald grundigt. Kig på virksomhedens hjemmeside inden du ringer og hav et fyldestgørende salgsargument klart for, hvorfor netop jeres produkter/ydelser opfylder deres behov. Dette afviger ikke synderligt fra danske forhold, men er altafgørende for et succesrigt opkald.
- Præsentér dig kort med fornavn og efternavn, samt firma: ”Hallo / Guten Tag, hier spricht Hans Hansen von der Firma XXXXX”. Forklar hvem/hvilken afdeling du gerne vil snakke med og hvad det drejer sig om: ”Ich würde gerne mit dem Einkauf sprechen. Es geht um XXXXX“.
- Vær indstillet til at du især hos de store tyske virksomheder ikke får muligheden for at blive stillet videre til beslutningstageren. Nogle gange får man kun lov at sende en mail til deres infoadresse, hvilket som regel er et dårligt udgangspunkt, da man ikke få muligheden for at følge op på det fremsendte materiale. I nogle tilfælde kan det derfor være en god idé at søge efter navnet på indkøberen/beslutningstageren på XING eller LinkedIn. Hvis man allerede ved helt præcist hvem man skal snakke med, er chancerne for at man bliver stillet videre ofte hø
- Husk at præsentere dig og dit anliggende for den rigtige beslutningstager. Det giver ingen mening at præsentere din case overfor damen, som sidder ved telefonreceptionen. Hellere ringe 3-4 gange for at få fat i den rigtige person end at placere sit anliggende hos den forkerte person.
- Når du endelig får fat i den rigtige kontaktperson, så forsøg at holde din præsentation kort og præ Hvis du starter med en lang monolog, mister den person som du ringer til, interessen. Hold hellere indledningen kort og fremhæv jeres vigtigste 2-3 USP’er. Opbyg en dialog ved at stille vedkommende nogle relevante spørgsmål: ”Wir haben uns auf XXXXX spezialisiert und haben gesehen, dass Sie XXXXX, womit wir einschlägige Erfahrungen haben. Das Besondere an unserem Produkt/unserer Dienstleistung ist XXXXX. Wie sind Sie in diesem Bereich aufgestellt und gibt es hier Bedarf an neuen Lieferanten? Welche Anforderungen stellen Sie an neue Lieferanten? …“.
- Hvis beslutningstageren viser interesse, så notér dig hurtigt vedkommendes mailadresse: ”Das hört sich gut an / Das freut mich zu hö Dann schlage ich vor, dass ich Ihnen in einem nächsten Schritt eine Mail mit weiteren Infos zukommen lasse und dann können wir uns hierzu nächste Woche weiter unterhalten. Geben Sie mir bitte einmal Ihre Mailadresse durch?“
- Nævn gerne derefter at du også kan tilbyde et personligt møde hvor du præsenterer din case og I sammen kan se nærmere på konkrete samarbejdsmuligheder.: ”Zu Ihrer Info sind wir voraussichtlich in der KW (Kalenderwoche) XXXXX bei Ihnen in der Nähe und könnten bei Interesse auch gerne persönlich bei Ihnen vorstellig werden“. I enkelte tilfælde kan det lykkes at få aftalt et møde med et potentielt kundelead ved første kundeopkald (meget afhængig af branchen). Den normale procedure er dog ”Ordnung muss sein”, og at man i et næste skridt sender en mail med yderligere informationer om sit produkt og sin virksomhed (som minimum brochure og et link til hjemmesiden).
- Afslut altid samtalen med at takke for vedkommendes tid, også hvis vedkommende ikke var interesseret i en nærmere dialog, og eventuelt at du telefonisk vil følge op ugen efter, såfremt dette er i orden: ”Ich bedanke mich für das Gespräch und wünsche Ihnen noch eine schöne Woche / ein schönes Wochenende!“.
Telefonisk opfølgning:
- Telefonisk opfølgning kan som regel ske ca. en uge efter. Undgå at følge op kun få dage efter I har talt sammen, medmindre beslutningstageren har bedt dig om at gøre det. Tyskerne har som regel brug for mindst en uge til at få kigget på Nogle gange kan det tage helt op til to-tre uger. Husk at man i Tyskland generelt har noget længere beslutningsprocesser. ”Hallo hier spricht Hans Hansen von der Firma XXXXX. Wir haben letzte Woche miteinander telefoniert und zwar ging es um unser Produkt XY. Ich hatte Ihnen hierzu nähere Infos per Mail zukommen lassen und wollte jetzt einmal kurz nachfassen, ob Sie das Material schon gesichtet haben und wenn ja, ob Sie nach wie vor interessiert sind. …“.
- Hvis vedkommende ikke længere er interesseret efter at have kigget nærmere på sagen, så vis din forståelse og sig at dette selvfølgelig er i orden. Prøv kort at spørge ind til hvad årsagen er: ”Das ist zwar schade, aber natürlich in Ordnung. Darf ich kurz fragen, warum Sie sich so entschieden haben? … Dann bedanke ich mich trotzdem nochmal für Ihre Zeit und wünsche für die Zukunft alles Gute“.
- Hvis vedkommende fortsat er interesseret, men mener at det er for tidligt til et møde (måske skal de f.eks. først skal have et konkret projekt foreliggende), kan du høre hvornår du må følge op igen: ”Ok, das kann ich verstehen. Was meinen Sie, wie lange das dauern wird – nur damit ich eine Indikation habe? Darf ich bei Gelegenheit nochmal nachfassen und wenn ja, wann?“.
- Hvis vedkommende stadig er interesseret, forslå da et personligt møde: “Das freut mich zu hö Dann würde ich vorschlagen, dass wir uns in einem nächsten Schritt einmal zusammen setzen, damit wir ein bisschen mehr ins Detail gehen können. Ich bin in der KW XXXXX in der Nähe – passt es Ihnen in dieser Woche? Ich schicke Ihnen im Anschluss noch eine kurze Terminbestätigung per Mail zu und freue mich auf unser persönliches Kennenlernen“. Husk at sende en kort mødebekræftelse per mail efterfølgende.
Dette blogindlæg er skrevet i samarbejde med Julia Kowalke fra Connecting Markets. For spørgsmål eller yderligere information, kan du kontakte Julia via mail på jk@connecting-markets.com.
Vi står hos Business Tyskland som altid til rådighed, hvis du skulle have spørgsmål eller kommentarer. Du kan også booke et gratis informationsmøde, hvor vi sammen kan tage bestik af din virksomheds situation. Du kan kontakte os her.
Læs mere om emnet:
- Danmark vs. Tyskland: Forstå Virksomhedskulturen
- Step-by-step guide til etablering af virksomhed i Tyskland
- Step-by-step guide til eksport til Tyskland
- Den tyske virksomhed sat på spidsen
- Ekspertfokus: skræddersyet opskrift på succes i Tyskland
Hjælper du skandinaviske virksomheder med opstart og drift i Tyskland, og kunne du tænke dig at blive en del af Business Tyskland? Vi har åbnet op for ansøgninger om medlemskab inden for udvalgte kategorier. Læs mere her.